Автоматизация бизнес-процессов
Связываем сайт, CRM, таблицы, почту и мессенджеры так, чтобы рутина шла сама. Заявка попадает в CRM без копирования вручную, напоминание уходит клиенту без вашего участия, отчёт собирается сам к утру понедельника.
Что обычно автоматизируем
- Заявки. С сайта, из бота, из мессенджеров и с почты — в одно место: CRM, таблицу или чат. Без ручного переноса и без потерянных строк.
- Напоминания. Клиенту — о записи и об оплате, вам — о том, что заявке третий день никто не ответил.
- Документы. Счёт, договор и акт собираются из шаблона по данным сделки, а не набираются заново каждый раз.
- Отчёты. Сводка по заявкам и источникам приходит вам в мессенджер по расписанию.
- Переносы между сервисами. Таблица ↔ CRM ↔ бухгалтерия ↔ склад: то, что сейчас делает человек копированием.
Считаем до, а не после
Автоматизация имеет смысл, когда экономит больше, чем стоит. Поэтому первым делом мы не пишем код, а считаем на вашем примере:
Сколько раз в месяц выполняется операция, сколько минут она занимает и сколько стоит час того, кто её делает. Три числа дают понятную цифру — сколько это стоит вам сегодня.
Если после этого счёта автоматизация не окупается — так и говорим. Половина процессов дешевле оставить как есть, и знать об этом лучше до оплаты.
Цену называем по брифу: она зависит от количества связок и от того, есть ли у ваших сервисов нормальный способ обмениваться данными. С популярными CRM и таблицами всё просто, с самописными системами — считаем отдельно.
Как идёт работа
-
1Разбор
Выписываем, что происходит сейчас: кто, что и в каком порядке делает руками. Обычно на этом шаге находится лишнее.
-
2Счёт
Считаем, сколько времени и денег уходит на рутину и что даст автоматизация. Решение принимаете по цифрам.
-
3Сборка связок
Настраиваем n8n или Make, а там, где готовых блоков не хватает, дописываем свой код.
-
4Обкатка
Неделю связка работает параллельно с ручным процессом. Убеждаемся, что ничего не теряется, и только потом выключаем ручной.
Анализ того, что уже работает
Бот и приложение запускают один раз, а живут они годами — и тихо перестают справляться. Ссылка съехала, сценарий оборвался на третьем шаге, заявка перестала доходить, у половины людей в телефоне висит прошлогодняя версия меню со старыми ценами. Всё это не показывает ни одна панель сама по себе: бот отвечает, приложение открывается, ошибок нет.
Поэтому мы разбираем связку целиком, а не по частям. Это отдельная работа, и её заказывают и те, кому бота делали не мы.
- Доходят ли заявки вообще. Каждый канал проверяется отдельно: мессенджер, почта, запись на сервере. Заявка может лечь на диск, человек увидит «спасибо», цель в аналитике засчитается — а до вас не дойдёт ничего. Мы это ловим счётчиком недоставленных.
- Где обрывается разговор с ботом. Сколько диалогов началось и сколько дошло до заявки, на каком именно шаге люди уходят. Обычно виноват один вопрос, и его достаточно переписать.
- О чём спрашивают, а бот не отвечает. Живые формулировки людей — самый дешёвый источник и для сценария бота, и для текстов сайта.
- Что происходит в приложении. Сколько раз его открыли, сколько дошло до заказа или записи, работает ли оно без интернета и не осталась ли у людей в телефоне старая версия. Последнее опаснее всего: цена на экране одна, а на кассе другая.
- Сходятся ли цены и часы работы. Сайт, бот, приложение и карточки в справочниках сверяются между собой до знака. Расходятся они всегда одинаково: поправили в одном месте и забыли про три.
- Сколько времени заявка лежит без ответа. Единственная цифра, которая прямо стоит денег. Отвеченная через два часа заявка часто уже ушла к другому.
На выходе — не список замечаний, а разбор «что сломано → чего это стоит → что чинить первым». Цену называем после того, как посмотрим, что у вас стоит: разбор одного бота и разбор связки из бота, приложения и двух карточек — разные работы. Посмотреть и назвать цену — бесплатно.
Частые вопросы
У нас нет CRM, только таблицы. Подойдёт?
Да. Таблица — нормальный инструмент, пока сделок немного, и связать её с сайтом и мессенджерами можно. Навязывать переезд в CRM не будем: смена системы — отдельный проект со своей ценой и своей болью.
Что будет, если сервис-посредник отключат?
Риск реальный, поэтому важные связки мы стараемся делать на своём коде, который работает на вашем хостинге и ни от кого не зависит. Для остального выбираем инструменты, из которых можно выгрузить настройки.
Сотрудники не сломают это через неделю?
Поэтому есть шаг обкатки и инструкция. И поэтому мы не автоматизируем то, чего люди не делают: если процесс существует только на бумаге, автоматизация его не оживит.
С чего начать, если процессов много?
С одного — самого частого и самого раздражающего. Автоматизируем его, смотрим на результат месяц, потом беремся за следующий. Пытаться охватить всё сразу — верный способ получить сложную систему, которой никто не пользуется.
Сколько это стоит?
Цену называем по брифу: она зависит от количества связок и от того, умеют ли ваши сервисы обмениваться данными. С популярными CRM и таблицами всё просто, с самописными системами считаем отдельно. До сметы считаем выгоду — если не окупается, так и скажем.
Кто будет чинить связку, если она сломается?
Мы. Ошибки видны сразу: связка сообщает о сбое в тот же мессенджер, куда падают заявки, — а не молчит, пока вы не заметите пропажу.
С какими CRM работаете?
С теми, у которых есть открытый программный интерфейс: Битрикс24, amoCRM, Мой Склад и подобные. Если у вашей его нет, скажем прямо на разборе. Придумывать обходные пути через копирование экрана мы не станем — они ломаются на первом же обновлении, и чинить их дороже, чем не делать.
Автоматизация и расстояние
Автоматизацию заказывают чаще из других регионов, чем соседи по улице, и причина простая: чем дальше исполнители и заказчики друг от друга, тем дороже обходится ручная передача заявки. Как мы держим связь при разнице в четыре часа — на странице по Красноярскому краю.
Отдельный разговор — бизнес с сезоном, где связка должна встать до начала потока, а не в его середине: автоматизация для Краснодарского края. По соседству работаем и лично: КМВ, Ессентуки.
Оставить заявку
Расскажите о задаче. Ответим в течение часа в рабочее время и назовём цену со сроком.
Посмотрим задачу и скажем ориентир по цене и сроку. Без обязательств и навязчивых звонков: ответим тем же способом, каким вы написали.